Panduan: Persiapan Kuliah di University College London

Tulisan ini saya buat untuk catatan pribadi (self-reminder) karena kebetulan saya akan memulai perkuliahan pada April 2017, agak tertinggal dari teman-teman yang sekarang sudah mulai kuliah pada September 2016. Saya tidak ingin menyusahkan untuk bertanya pertanyaan yang sama, akhirnya saya baca-baca dari blog yang sudah ada serta merangkum poin-poin penting dari Grup Telegram LPDP – UCL. Berikut merupakan tahapan persiapan kuliah, khusus di University College London (setelah menerima offer letter dari UCL).

CONFIRMATION OF ACCEPTANCE FOR STUDIES (CAS)

Setelah menerima offer letter dari UCL, langkah selanjutnya adalah menunggu Confirmation of Acceptance for Studies (CAS). Sebelum menerima CAS, biasanya akan ada email dari UCL dengan subject “Tier 4 Student Visas – Checking your details. Student No. XXXXXXXX” untuk memperbarui atau konfirmasi informasi untuk detail yang ada di CAS. Saya mendapatkan email tersebut pada 20 Januari 2017. Informasi yang perlu diperbarui/konfirmasi antara lain:

  1. Data diri (termasuk nama lengkap, tanggal dan tempat tanggal lahir)
  2. Detail paspor (nomor paspor, tanggal diterbitkan dan habis masa berlaku, penerbit)
  3. Detail kualifikasi akademis (universitas dan nama prodi pendidikan terakhir)

CAS biasanya baru akan diterbitkan 3 bulan sebelum tanggal perkuliahan dimulai, namun saya sendiri baru mendapatkan CAS pada 1 Februari 2017 (saya kuliah mulai 3 April 2017), berarti kira-kira 2 bulan sebelum perkuliahan dimulai. Subject email dari UCL saat penerbitan visa adalah “UCL Applicant Portal – Tier 4 Visa Status – check details” silakan cek kembali informasi yang ada di CAS, jika ada kesalahan langsung email ke studentvisa@ucl.ac.uk untuk menginformasikan perubahannya.

APLIKASI VISA

Perlu diingat, dalam mengajukan aplikasi visa harus ada CAS terlebih dahulu. Namun sambil menunggu CAS, saya sudah mulai mengisi aplikasi secara online (jangan disubmit sebelum ada CAS). Dalam mengajukan Aplikasi Visa UK, khusus untuk Visa Tier 4 Student ada beberapa pilihan, yaitu:

  1. Tier 4 (General) Student
  2. Tier 4 (General) (Sponsored) Student
  3. Tier 4 (UK Government Scholarship) Student

Berdasarkan informasi dari Website UCL, khusus untuk UCL bisa pilih yang Tier 4 (General) Student (walaupun disponsori oleh LPDP). Sebenarnya beberapa kasus ada juga yang pilih Tier 4 (General) (Sponsored) Student, dan sama-sama diterima aplikasinya, yang terpenting jangan pilih yang terakhir, Tier 4 (UK Government Scholarship) Student, karena tipe visa tersebut hanya untuk penerima beasiswa dari Pemerintah Inggris, antara lain Chevening/British Marshall/Fullbright/Commonwealth Scholarship. Hal ini juga sudah diverifikasi oleh beberapa rekan mahasiswa UCL ke email visacompliance@ucl.ac.uk, Rinda Kurnia dan Anas Gunawan.

Panduan lebih detail, step by step dalam mengajukan Aplikasi Visa bisa baca di Panduan: Membuat Visa UK (Tier 4 General Student)

SPONSORSHIP EVIDENCE

Sebelum atau dalam proses enrolment, seluruh calon pelajar UCL diwajibkan untuk mengirimkan Financial Undertaking Forms (Word Format). Bisa diketik lalu cetak, atau dicetak – tulis tangan – lalu scan, sama saja. Khusus bagi penerima beasiswa LPDP, kirim form tersebut disertai dengan LOG dan/atau LOS melalui email ke fees.sponsor@ucl.ac.uk atau fees_sponsor@ucl.ac.uk (sama saja) dengan subject “Sponsorship Evidence“, jangan lupa untuk menyertakan UCL Student Number dalam email tersebut. UCL Fees Office akan mengirimkan tagihan atau invoice tuition fee ke LPDP secara langsung, jadi selanjutnya terkait pembayaran tuition fee, sudah urusan LPDP langsung dengan UCL, jangan khawatir. Contoh Financial Undertaking Forms yang sudah diisi.

PRE-ENROLMENT

Sebelum resmi menjadi pelajar di UCL, perlu melakukan enrolment dulu, kalau masih bingung apa itu pre-enrolment dan enrolment, di Indonesia, biasa disebut Daftar Ulang Mahasiswa Baru. Dalam kurun waktu 6 minggu sebelum mulai perkuliahan, UCL akan mengirimkan Pre-enrolment InvitationPre-enrolment merupakan servis online untuk pelajar baru yang dapat diakses melalui Portico (UCL’s Student Information Service). Sebelum bisa melakukan pre-enrolment, harus melakukan Online User Registration untuk mendapatkan UCL user id dan passwordnya. Setelah itu baru bisa akses ke Portico untuk pre-enrolment dengan UCL user id tersebut.

Saat pre-enrolment, ada 7 bagian yang harus diisi, yaitu: (1) personal details; (2) contact details; (3) emergency contacts; (4) programme enrolment details; (5) fee details; (6) required statistical information; dan (7) terms and conditions. Semua isiannya umum, tidak ada dokumen yang harus diunggah, namun di bagian kedua, ada isian terkait alamat tempat tinggal di UK, jadi sebaiknya sudah mendapatkan akomodasi sebelum pre-enrolment, namun tidak perlu khawatir kalau memang belum dapat, nanti bisa ditambahkan menyusul. Jadwal enrolment juga dipilih saat proses pre-enrolment. Pada kenyataannya, sebenarnya enrolment bisa dilakukan kapan saja dan tidak harus mengikuti jadwal, ada juga beberapa program studi yang memang tidak menyediakan jadwal untuk enrolment, untuk kasus seperti ini tinggal datang saja ke Student Centre sebelum mulai perkuliahan dengan membawa dokumen enrolment.

Update 13/03/2017, sepertinya yang bisa memilih jadwal enrolment dan yang bisa langsung datang ke Student Centre untuk enrolment hanya untuk Master dan yang masuknya pada bulan September. Saya kebetulan masuknya April dan ambil program Doctoral, saat pre-enrolment, tidak ada isian memilih tanggal enrolment.

Selesai melakukan pre-enrolment di Portico, nanti akan ada email yang menginformasikan mengenai jadwal enrolment. Saya sendiri ingin melakukan enrolment lebih awal dari jadwal, agar cepat bisa membuka rekening bank. Tetapi setelah saya request via email, permohonan saya ditolak, dan harus enrolment sesuai jadwal yang telah ditentukan.

TRANSPORTASI & KOMUNIKASI

Sesampainya di Inggris, hal pertama yang diperlukan adalah kartu transportasi untuk menuju akomodasi yang telah dipesan sebelumnya. Menurut Frega Wenas, tiket transportasi unlimited pada masa awal tinggal di Inggris cukup membantu, kalau belum hapal rute bisa aman walaupun tersasar dan beberapa kali salah turun. Sebenarnya akan lebih murah menggunakan 18+ Student Oyster Photocard dan 16-25 Railcard, namun biasanya kartu diskon transportasi tersebut baru dapat dibeli setelah proses enrolment selesai (sudah ada Statement of Student Status dan Student Card), dan lagi pengirimannya membutuhkan waktu 2-5 hari kerja untuk sampai di alamat tinggal. Jadi, pakai tiket unlimited transportasi di seminggu pertama rasanya cukup untuk mengenal lingkungan sekitar sambil jalan-jalan.

Sama halnya dengan transportasi, komunikasi, khususnya internet (untuk aplikasi peta dan lainnya) sangat dibutuhkan pada proses adaptasi di Inggris, baiknya membeli kartu sim dengan paket internet yang unlimited. Kartu sim dengan paket unlimited paling murah adalah Giffgaff £20 (unlimited data, telepon, dan sms) atau Three £25 (unlimited data, 500 menit telepon, dan 3000 sms). Jika ada yang ingin mendapatkan kartu sim Giffgaff dengan gratis pulsa £5 bisa kontak saya melalui email ke hello@shintamichiko.com, saya bisa bantu untuk kirim kartu simnya ke alamat Indonesia atau bisa diambil saat setibanya di Inggris (London only).

BIOMETRIC RESIDENCE PERMITS (BRP) COLLECTION

Mengacu dari blog ini, BRP merupakan kartu identitas yang memuat data personal dan informasi biometrik dari pemohon visa atau ijin tinggal di UK selama lebih dari 6 (enam) bulan. Jadi untuk yang akan tinggal di UK kurang dari 6 bulan, tidak perlu BRP. Fungsinya mirip dengan KTP dan juga sebagai pengganti visa, maka BRP harus dibawa di saat bepergian terutama jika keluar UK. Pengambilan BRP ini harus dilakukan maksimal 1 (satu) bulan setelah kedatangan di UK, dan tahapan ini tidak dipungut biaya.

Saat visa disetujui, bersamaan dengan kembalinya paspor, ada 1 lembar kertas yang berisi informasi cara mengambil BRP. Dua pilihan lokasi pengambilan (dipilih saat pengisian permohonan visa online) yaitu di universitas atau di kantor pos (post office) yang ditunjuk.

  1. Untuk dapat mengambil BRP di universitas, harus menunggu email dari visacompliance@ucl.ac.uk. Dalam email tersebut akan ada keterangan pengambilan yang cukup detail, termasuk tempat pengambilan, tanggal, dan jam pengambilan BRP. Pengambilan BRP untuk dependant (jika ada) diwakilkan oleh mahasiswanya jika diambil di universitas.
  2. Selain di universitas, pengambilan BRP juga umum dilakukan di kantor pos, akan ditunjuk cabang terdekat dengan alamat rumah tinggal yang sebelumnya sudah diisi pada formulir pengajuan visa. Jangan lupa memasukkan pilihan jadwal appointment untuk pengambilan BRP.

Dokumen yang dibutuhkan untuk pengambilan BRP adalah paspor asli dan lembar keputusan dari UKVI yang berisi informasi terkait pengambilan BRP. Update 27/03, saya bisa langsung mengambil BRP di King’s Cross Post Office (waktu itu saya pilih disana, tidak di universitas), bisa langsung diambil, kalau pilih ambil di universitas kekurangannya harus tunggu email sebelum dapat diambil.

ENROLMENT

Setelah selesai melakukan pre-enrolment di tahap sebelumnya, biasanya akan ada email dari UCL terkait tempat di waktu untuk enrolment. Enrolment (wajib untuk semua student) harus dilakukan dalam kurun waktu 2 minggu sebelum waktu perkuliahan dimulai. Apabila H-2 minggu belum juga menerima email, bisa kontak ke New Students Team. Enrolment dilakukan di Student Centre yang berlokasi di Chadwick Building (UCL main campus, masuk dari gerbang dari Gower Street, langsung ke kanan). Jam operasional Student Centre di hari kerja adalah pukul 10am-4pm, khusus hari Rabu beroperasional pada pukul 11am-5pm. Prosesnya menyerahkan dokumen-dokument ke salah satu loket. Dokumen yang wajib dibawa untuk enrolment adalah:

  1. Paspor yang valid
  2. Biometric Residence Permit (BRP)
  3. Sertifikat IELTS
  4. Letter of Acceptance (LOA)
  5. LOS dan/atau LOG dari LPDP
  6. Ijazah (bahasa Inggris dan Indonesia)
  7. Transkrip (bahasa Inggris dan Indonesia)

Setelah dokumen selesai diverifikasi, UCL akan menerbitkan Statement of Student Status yaitu surat resmi yang membuktikan status mahasiswa (yang dapat digunakan untuk membuka rekening bank dan untuk klaim council tax exemption). Tunjukkan surat tersebut untuk mendapatkan Student ID Card (langsung jadi saat enrolment). Biasanya untuk yang enrolment di bulan September, akan ada banyak volunteer yang memakai selempang “Ambassador”, tanyakan kepada mereka untuk antrian Student ID Card.

Update 03/04, ternyata saat enrolment hanya menunjukkan Paspor dan BRP saja (dokumen yang lain tidak diperlukan, tapi untuk amannya tetap dibawa saja). Selesai enrolment, untuk mendapatkan Student ID Card, saya harus menuju ke UCL Security System Office di Andrew Huxley Building, cukup menunjukkan Paspor, BRP, dan Statement of Student Status.

EMAIL AND ONLINE LIBRARY ACCESS

Biasanya setelah pre-enrolment atau enrolment, akses email address UCL (user id dan password) akan dikirim melalui email yang terdaftar. Ganti password email di UCL My Account dan jika sudah ada nomor UK, registrasikan juga di sana, agar jika sewaktu-waktu lupa password, bisa verifikasi via Phone, tidak harus lapor ke UCL ISD Service Desk. Untuk akses email, bisa buka di UCL Email Application, masukkan UCL User ID atau Email Address (sama saja) dan passwordnya.

Untuk unduh jurnal, paper, atau buku, bisa masuk ke UCL Library Services, banyak akses jurnal berbayar yang gratis (sudah dibayarkan oleh UCL). Log in ke dalam situs perpustakaan online tersebut dengan input barcode yang ada di belakang UCL Student ID Card dan masukkan password DDMM (sesuai tanggal lahir, jadi jika lahir 01 May, masukkan password 0105).

OPEN STUDENT BANK ACCOUNT

Buka rekening bank di UK itu perlu waktu yang agak lama dan hanya dapat dilakukan setelah enrolment selesai dilakukan. Sebelum dapat membuka rekening, harus buat janji temu (appointment) terlebih dahulu (bisa lewat telepon, email, daftar online, atau datang langsung ke cabang). Setelah mendapatkan janji temu, baru bisa datang ke cabang untuk membuka rekening. Bank besar di cabang yang ramai (dekat universitas), biasanya baru bisa mendapatkan jadwal appointment satu bulan setelahnya. Sebaiknya pilih yang agak jauh dari universitas, di dekat daerah perkantoran saja, bisa dapat jadwal appointment cepat dan rekening bisa satu hari langsung jadi (contoh di Lloyds Branch Islington). Untuk beberapa bank, ada yang rekeningnya langsung aktif hari itu juga ada yang tidak, sedangkan untuk kartu ATM dan pin biasanya memang dikirim (secara terpisah) ke alamat tempat tinggal.

  • Llyods Bank, bank yang paling ramai, ada triknya tanpa antri, yaitu daftar online dan langsung bawa dokumen persyaratan ke cabang mana aja (batasnya 14 hari kerja setelah daftar online), jika sudah diverifikasi, persetujuan rekening akan dikirim melalui email, setelah itu kartu ATM dikirim dalam waktu 7-14 hari.
  • Natwest Bank agak lama, menunggu appointment bisa sampai sebulan. Tapi saat appointment sudah langsung jadi rekeningnya.
  • Santander Bank yang di UCL, bisa langsung jadi saat daftar, bisa buka student account (biaya £5 per bulan) atau buka yang basic account (gratis biaya bulanan). Kartu ATM dikirim dalam waktu 2-5 hari setelahnya.
  • Barclays Bank, daftar online dulu saja nanti bisa pilih waktu appointmentnya di akhir aplikasi online, bisa langsung jadi saat appointment, tidak ada biaya per bulan.

Tips untuk mempercepat proses, registrasi dulu via internet untuk buat appointment (bank yang bisa daftar online antara lain Barclays dan Lloyds). Biasanya untuk yang enrolment di bulan September, akan ada banyak booth Bank, pada tahun 2016, yang bisa langsung buat rekening adalah Barclays, sedangkan yang lain bisa set up appointment dan pre-registration. Dokumen yang diperlukan untuk membuka rekening bank di UK:

  1. Identity card (Paspor, BRP)
  2. Proof from university confirming place (CAS, LOA)
  3. Proof of address (Statement of Student Status / Tenancy Agreement / Reference Letter from Someone Who Staying in London)

Update 03/04, sebenarnya saya sudah datang dari 27/03 dan ingin membuka rekening bank sebelum enrolment dengan membawa LOA, BRP, Paspor, dan Tenancy Agreement. Tetapi dari semua bank yang saya datangi (Lloyds, Barclays, Natwest, dan Santander), semuanya menolak, karena alamat yang tertera di LOA itu bukan alamat UK, melainkan alamat Indonesia. Mau tidak mau, tetap harus menunggu enrolment dulu demi mendapatkan Statement of Student Status.

GENERAL PRACTICIONER (GP) REGISTRATION

Setelah urusan administrasi selesai, jangan lupa melakukan Pendaftaran GP (General Practicioners). Sistem kesehatan di UK mengharuskan setiap warganya untuk mendaftarkan diri di GP, agar dapat merasakan manfaat dari NHS (premi kesehatan atau IHS yang sudah dibayar saat pengajuan aplikasi visa).

GP mirip seperti puskesmas atau klink praktek lokal. Biasanya untuk bisa ke Rumah Sakit, akan diperlukan rujukan dari GP yang paling dekat dengan tempat tinggal. Untuk mengetahui lokasi GP terdekat, bisa cek di Website NHS. Update 27/03, GP dekat dengan tempat tinggal, belum tentu termasuk dalam catchment area, di website tidak ada informasinya, maka harus telepon terlebih dahulu apakah GP yang sudah dipilih satu catchment area dengan akomodasinya, sebutkan saja alamat atau kode pos akomodasi yang ditempati.

Jika sudah dipastikan masuk ke dalam catchment area, prosesnya adalah datang ke GP terdekat di jam layanan yang ditentukan, bawa dokumen yang diperlukan, isi formulir pendaftaran dan kembalikan ke petugas. Setelah itu petugas akan mengunggah data ke dalam daftar pasien dan memberi sedikit penjelasan mengenai layanan kesehatan yang diberikan. Dalam beberapa hari, akan ada surat yang menginformasikan bahwa sudah berhasil terdaftar dalam NHS (tidak semua, GP saya tidak mengirimkan surat), dan berhak mendapatkan pelayanan kesehatan gratis (kecuali biaya menebus resep). Dokumen yang diperlukan untuk melakukan Pendaftaran GP:

  1. Paspor (serta visa yang masih berlaku) dan BRP
  2. Proof of residency (misalnya utility bills atau tenancy agreement)

Melakukan pendaftaran ke GP sangat penting, terutama bagi keluarga yang membawa anak karena banyak fasilitas gratis bagi anak, seperti imunisasi, dan lain-lain. Perlu diketahui, di Inggris, apabila sakit, tidak bisa datang langsung bertemu dokter atau pergi ke Unit Gawat Darurat Rumah Sakit tanpa memberikan surat rujukan dari GP terdaftar.

LAPOR DIRI KE KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA (KBRI)

Kembali mengutip dari blog ini, hal terakhir yang perlu dilakukan adalah lapor diri ke Kedutaan Besar Republik Indonesia di Inggris yang dimaksudkan agar pihak KBRI mengetahui keberadaan kita di luar negeri. Manfaatnya adalah memudahkan dalam pengurusan hal-hal terkait keimigrasian dan kekonsuleran. Lapor diri juga dapat membantu jika di kemudian hari terjadi masalah dan dapat memberikan perlindungan untuk membantu menyelesaikan persoalan di tanah rantau. Manfaat lainnya juga bisa masuk ke dalam daftar pemilih apabila masih berada di luar negeri ketika PEMILU berlangsung di Indonesia.

Lapor diri ini dapat dilakukan dengan cara datang langsung ke kantor KBRI London atau juga dapat dilakukan dengan mengirim dokumen melalui pos. Adapun dokumen yang perlu dilampirkan adalah paspor asli, 2 lembar pas foto ukuran 4×6, dan formulir lapor diri yang telah diisi. Jika mengirim dokumen via pos, jangan lupa untuk menyertakan amplop kosong yang sudah tertulis alamat kita beserta prangko untuk balasannya. Formulir lapor diri ini dapat anda unduh dari link berikut: http://www.kbrilondon.org.uk/index.php/lapor

Selain cara di atas, biasanya untuk kota yang jumlah warga Indonesia nya banyak, PPI atau organisasi yang mewakili komunitas warga Indonesia dapat melakukan koordinir dengan mengadakan program lapor diri bersama. Event ini bisa dilakukan dengan pengiriman kolektif via pos ke KBRI atau dapat juga dengan mengundang dan mendatangkan staff konsuler dari KBRI ke kota tempat kita tinggal.

4 thoughts on “Panduan: Persiapan Kuliah di University College London

  1. Hai..
    Salam kenal.. terima kasih share informasinya sangat detail, lengkap dan bermanfaat.
    Jika boleh bertanya, berapa lama ya proses mendapatkan LoA dari UCL nya setelah submit application?
    klo menurut web nya UCL, kira2 6 minggu setelah submit aplikasi akan mendapat respon.

    terima kasih

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s